Een voorlopig bezwaarschrift is de voorbode van het definitieve bezwaarschrift en heeft in sommige gevallen een functie, maar kan de doorlooptijd van de bezwaarprocedure aanzienlijk verlengen …
Functie
Een belangrijke reden om een voorlopig bezwaarschrift in te dienen is, dat er onvoldoende informatie beschikbaar is om een gedegen bezwaarschrift op te stellen. Het kan bijvoorbeeld zijn dat er een maatregelonderzoek is geweest, waarvan de gegevens niet bekend zijn. Of er is een voorlopig feitenrelaas ontvangen, maar de definitieve versie ervan is nooit gepubliceerd. Als de argumenten van een genomen besluit ter discussie worden gesteld, dan moeten deze argumenten wel bekend zijn. Zijn deze voldoende duidelijk, dan is een voorlopig bezwaarschrift niet aan te raden.
Documenten
Kernpunt van het voorlopige (pro forma) bezwaarschrift is de vraag om toezending van alle onderliggende stukken, die ten grondslag liggen aan het genomen besluit. Welke deze stukken dit zijn en op welke manier deze worden opgestuurd doet niet ter zake bij de aanvraag ervan.
Inhoud
Het voorlopige bezwaarschrift moet in ieder geval de volgende inhoud bevatten:
-ondertekening door de indiener van de brief
-de naam en het adres van de indiener
-omschrijving van het besluit waar het bezwaar betrekking op heeft
-een kopie van de brief met het besluit (de beschikking) wordt mee gestuurd
-dagtekening van de brief
-vraag om een nieuwe datum voor het indienen van het definitieve bezwaarschrift
-vraag eventueel om de maatregel niet uit te voeren tot het bezwaar is afgehandeld.
Het voorlopige bezwaarschrift gaat niet inhoudelijk in op het besluit, omdat hiervoor juist meer informatie nodig is. Toch kan alvast een enkel bezwaar worden genoemd met de aantekening, dat deze verder wordt uitgebouwd als de gevraagde informatie beschikbaar is. Dit is niet verplicht in een voorlopig bezwaarschrift, maar het ontbreken van gronden kan de opmerking uitlokken, dat het bezwaar niet voldoet aan artikel 6.5 van AWB, de algemene wet bestuursrecht.
Verzending
Het voorlopige bezwaarschrift wordt verzonden naar het adres dat vermeld staat op de beschikking. Dit kan per post (aangeraden wordt dit aangetekend te doen) of per e-mail (aangeraden wordt dit met een ‘lees bevestiging’ te doen) of beide. In de beschikking staat vaak geen e-mail adres vermeld. Vraag bij de gemeente na of het mogelijk is om per e-mail een bezwaarschrift in te dienen en vraag naar het e-mailadres, dat daarvoor kan worden gebruikt. Als de brief per mail wordt verstuurd, wees dan zeker van een correcte spelling van het e-mailadres en zorg ervoor dat de brief wordt geprint, getekend en vervolgens gescand. Aangeraden wordt om de brief daarnaast ook nog per post te versturen.
Uiterlijk zes weken na ontvangst van de beschikking moet het (voorlopige) bezwaarschrift worden ingediend.
Vervolg
Er kan een ontvangstbevestiging worden gestuurd, een toezegging dat de gevraagde informatie zal worden verzonden, maar het kan ook zijn dat weken niets meer wordt vernomen. Er is geen vaste termijn voor het opsturen van gevraagde documentatie, hoewel een periode van ongeveer vier weken gebruikelijk is. Maak ondertussen alvast een voorlopige versie van het definitieve bezwaarschrift. Deze kan later met de nieuwe informatie worden aangevuld. Het is mogelijk dat men geen of weinig extra tijd geeft voor het definitieve bezwaarschrift. Gebruikelijk is dat hiervoor een periode van ongeveer een maand wordt gegeven, maar het kan ook korter zijn. De inleverdatum wordt kenbaar gemaakt in de brief die bij de gevraagde informatie is gevoegd. Lukt het niet om het bezwaarschrift op tijd in te dienen, vraag dan binnen de termijn om uitstel van de inleverdatum.
Voorbeeld
Hieronder volgt een voorbeeldbrief die kan worden gebruikt als model voor het voorlopige bezwaarschrift. Vervang de gegevens in het zwaardere lettertype met eigen gegevens. Op Internet zijn meerdere voorbeeldbrieven te vinden.
<Naam Instantie>
<Adres>
<Postcode Woonplaats>
<Eigen Woonplaats, huidige datum>
Betreft: voorlopig bezwaarschrift
Geachte heer, mevrouw;
In deze brief wil ik aangeven bezwaar te maken tegen het genomen besluit van <datum besluit> waarin <beschrijving van het besluit>. Een kopie van de brief met dit besluit (<nummer besluit>) stuur ik met deze brief mee. Om gedegen bezwaar te kunnen maken zou ik graag alle stukken uit het dossier die met dit besluit te maken hebben willen ontvangen. Ik wil u hierbij vragen mij deze stukken toe te sturen. Nadat ik deze heb kunnen inzien, zal ik mijn bezwaren nader toelichten. Ik hoop dat u mij daarvoor de tijd en de gelegenheid wilt geven en verzoek u een einddatum hiervoor te bepalen. Tevens wil ik u vragen de genoemde maatregel niet uit te voeren tot het bezwaar in behandeling is geweest.
Bij voorbaat dank;
<Ondertekening>
<Eigen Naam>
<Adres>
<Postcode Woonplaats>
Bijlage: kopie van de brief met de beschikking